To ensure better message deliverability and more consistent conversations, 8020REI uses a Numbers Grouping System. This system determines how phone numbers are assigned when sending SMS messages whether for first-time outreach or follow-up communication.

Overview

There are two main types of number groups used in your domain:

1. Prospecting Group

Used for initial outreach — when you are contacting property owners for the first time.

  • Each message rotates between different numbers in this group.

  • The sender number changes with each message, which helps distribute volume and protect reputation.

  • Designed to maximize deliverability and avoid SMS blocking by carriers.

Example:
You send an SMS to Jane Smith today from number (888) 111 0001, and tomorrow's message goes out from (888) 111-0002.

Best for high-volume outreach and new contacts.

2. Follow-Up (FUP) Group

Used for ongoing communication — especially after a lead responds.

  • Messages are sent from the same number within the group for all follow-up messages to a contact.

  •  This maintains message thread consistency and makes conversations feel more personal and professional.

  • Ensures the prospect recognizes your number and builds trust over time.

Example:
Once John responds to your first message, all future texts to him will come from the same number he replied to.

Ideal for nurturing warm leads and keeping conversations organized.

Where Are Groups Assigned?

Number groups are selected within each Action Plan step:

  • When configuring an SMS step, go to “Sender Options” and choose either Prospecting or Follow-Up based on the message intent.

Why It Matters

Using the correct number group helps you:

  • Improve SMS deliverability

  • Control conversation flow

  • Increase response rates

  • Protect your phone number reputation from carrier filtering

Best Practices

  • Use Prospecting groups for first-time messages to cold lists

  • Use FUP groups once the seller responds or when nurturing known contacts

  • Avoid switching between groups mid-campaign unless part of a structured multi-phase strategy

  • Regularly review your sender numbers to ensure they're active and not flagged

Need Help Setting It Up?

If you're unsure which group to assign or need help configuring your Action Plans:

We’ll help you optimize your number setup to support healthy outreach and high deliverability.