Knowledge Base

This guide outlines the steps to prepare and import data from third-party vendors (such as Audantic) into your 8020REI domain. These enhancements can improve phone, email, and mailing data accuracy  helping you reach more qualified sellers with fewer errors.

When to Use This

Use this process when importing enriched data from external vendors that provide:

• Verified mailing addresses

• Updated phone numbers and types

• Validated emails

• Distress flags and deceased information

• Enhanced segmentation and tags

Step-by-Step Instructions

1. Open the Vendor File in Excel

Begin by opening the file provided by the vendor (e.g., Audantic).

2. Rename the Input Fields

Update the headers to match 8020REI’s accepted format:

3. Format the ZIP Codes

Ensure the ZIP code only contains 5 digits:

• Use the formula:

  =LEFT(F2,5)
  

• Replace the original ZIP values with the result

• Delete the column containing the uncorrected ZIPs

4. Update Mailing and Phone Headers

Rename additional fields:

5. Remove Unnecessary Columns

Delete these columns if present:

• Preferred_Mailing_Address2

• Preferred_Mailing_Date_First_Seen

• Preferred_Mailing_Date_Last_Seen

• Phone_Score

• Phone_Last_Seen

• Date of Death

• Date

6. Rename Distress and Tag Fields

Update remaining column headers:

7. Format Distress Flags

For all distress columns, convert values:

• yes → 1

• no or blank → leave as is (or 0 if needed)

8. Format Tags

For all columns labeled Tag:

• yes → 1

• no → (leave blank)

This ensures system-compatible formatting for segmentation and filtering.

9. Add Vendor Tag

Add a new column titled Tag and insert the vendor name as a value in each row.
Example:

nginx
CopyEdit
Audantic

This helps track the source of each imported record.

10. Save and Import the File

• Save the updated file as CSV (.csv)

• Log in to your 8020REI domain

• Go to Properties → Import Property

• Select and upload your file

• Click “Import”

After Import: What Happens?

• Phone numbers and emails will be appended to matched properties

• Mailing address updates will be applied

• Tags and distress flags will be stored and searchable

• Vendor source will be visible under the “Tag” field

Sample File

You can download a sample import template directly from the domain’s import screen.

Additional Recommendations

Clean Before You Import

Before uploading, we recommend:

• Using “Remove Duplicates” in Excel

• Using “Text to Columns” to fix phone number formatting

• Verifying there are no merged cells or special characters that could break the import

Campaign & Automation Impact

Imported data (e.g., phones/emails) will only trigger campaigns if:

• The property is assigned to an active Action Plan

• Your filters or fulfillment rules are configured to react to new contact data

Analyze Import Impact

After import:

• Filter by: Tag = Audantic

• Or filter: Email is not blank or Phone Number is not blank
  This helps you measure how many records were enriched by your vendor.

Integration Considerations

If you're using integrations like Salesforce, make sure:

• Imported fields (e.g., distress, estate, emails) align with your CRM sync mapping

• You’ve reviewed sync direction and field conflict settings to avoid overwriting validated data

Need Help?

If you're unsure how to format your vendor file or want us to validate it before importing:

• Contact your Customer Success Manager, or

• Email our support team at support@8020rei.com

We’ll help ensure a smooth and accurate data enhancement.